Beschluss zum Beitritt der Stadt Lübtheen als weiterer Träger der KSM Kommunalservice Mecklenburg AöR ab 01.01.2021 und der damit verbundenen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung

  

Die Stadtvertretung der Stadt Lübtheen beschließt:

1. Den Beitritt der Stadt Lübtheen als Träger des gemeinsamen Kommunalunternehmens Kommunalservice Mecklenburg Anstalt öffentlichen Rechts (KSM AöR) auf der Basis eines öffentlich-rechtlichen Vertrages gemäß Anlage 1 sowie der Unternehmenssatzung gemäß Anlage 2.

2. Die erforderlichen Finanzmittel für die Kapitaleinlage in Höhe von 500,00 EUR sind im Haushaltsplan 2021 bereitzustellen.

3. Einer möglichen Beteiligung der Stadt Wittenburg der Stadt Parchim und der Stadt Lübz als Träger der KSM AöR mit Wirkung zum 01.01.2021 wird zugestimmt.

4. Einer Beteiligung weiterer Städte und Ämter wird als Träger der KSM AöR mit Wirkung zum 01.01.2021 wird zugestimmt.

5. Einer möglichen Übertragung weiterer Aufgaben durch die bisherigen Träger an die KSM AöR wird zugestimmt.

6. Die Bürgermeisterin wird ermächtigt, den Vertrag mit der KSM AöR mit Wirkung vom 01.01.2021 abzuschließen und ggf. erforderlichen redaktionellen Anpassungen des Vertrages bzw. der Satzung zuzustimmen.

7. Die Stadtvertretung beauftragt die Bürgermeisterin, die erforderlichen Finanzmittel entsprechend Anlage 4 und 5 für den laufenden IT-Betrieb in den Haushalt 2021 bzw. 2022 einzustellen.

8. Darüber hinaus ist zu prüfen, ob die Übertragung weiterer Aufgaben sinnvoll ist (z.B. Bereitstellung eines Datenschutzbeauftragten, zentrale Vergabestelle).

 

Aufgrund der steigenden Komplexität und wachsenden Anforderungen in der Informations- und Kommunikationstechnologie für Stadt, Gemeinden und Amt (bspw. elektronischer Zugang zur Verwaltung, § 2 E-Government Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EGovG M- V); Informationen über die Verwaltung in öffentlich zugänglichen Netzen, § 3 EGovG M-V; elektronische Bezahlmöglichkeit, § 4 EGovG M-V; Georeferenzierung, §6 EGovG M-V; Bereitstellung von Daten in öffentlich zugänglichen Netzen, § 8 EGovG M-V; elektronische Aktenführung und -einsicht, §§ 10 und 12 EGovG M-V) sieht die Stadtverwaltung eine dringende Notwendigkeit zur Kooperation, um

 

• eine Konsolidierung der Haushalte nicht zu gefährden, da die Mittelfristplanung steigende IT-Kosten derzeit nur eingeschränkt abbildet,
• für neue, sich abzeichnende Aufgaben bspw. nach dem EGovG M-V gerüstet zu sein, den Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen qualitativ besseren Service zur Verfügung zu stellen. Dabei ist das Onlinezugangsgesetz (§ 1 Abs. 1 und 2 OZG sowie § 3 Abs. 2 OZG) zu berücksichtigen,
• die IT-Services technisch und wirtschaftlich zu optimieren und
• langfristig die Wertschöpfung in der Region zu halten.

Ein weiterer Grund sind die bundes- und landesrechtlichen Vorgaben, die schrittweise umzusetzen sind, wie z.B. die Einführung der elektronischen Akte, die elektronische Vergabe, das elektronische Gerichtsverfahren, das beleglose Rechnungswesen, das neue Meldewesen VOIS, das elektronische Archiv Dokumentenmanagementsystem (DMS), die Digitalisierung der Schulen, Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen usw. umgesetzt werden. Diesbezüglich wird es zeitnah zusätzliche finanzielle und organisatorisch/technische Anstrengungen bedürfen, um den gestellten Herausforderungen gerecht zu werden.

 

Für die Stadt Lübtheen allein ist die Bewältigung dieser Anforderungen auch finanziell nur schwer leistbar. Die zu erwartenden erheblichen Kostensteigerungen können durch ein gemeinsames IT- Servicecenter abgemildert werden, da die zunehmenden Anforderungen und gesetzlichen Forderungen an den IT-Betrieb im Rahmen einer interkommunalen IT-Kooperation wesentlich wirtschaftlicher gelöst werden können, als in den einzelnen Gebietskörperschaften. Vor diesem Hintergrund soll die Verwaltung prüfen, welche Möglichkeiten bestehen, den künftigen Herausforderungen zu begegnen.

 

Als eine zweckmäßige Lösung kann eine Zusammenarbeit mit der KSM AöR und ihren Trägern gesehen werden.

 

Darüber hinaus ist zu konstatieren, dass die Situation im Bereich Datenschutz und Datensicherheit sich ähnlich darstellt, wie in den meisten öffentlichen Verwaltungen. Bei der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften und Compliance hinkt man den zwingend umzusetzenden Anforderungen hinterher.

 

Hierzu muss bemerkt werden, dass jede öffentlich-rechtliche Körperschaft rechtskonform agieren und das behördliche Handeln insofern auch an das sich ändernde Recht anpassen muss. Gerade im Bereich der digitalen Behördentätigkeit entstand aber in den letzten Jahren eine Diskrepanz zwischen erheblich erweiterten rechtlichen Vorgaben und deren tatsächlicher Umsetzung.

 

Die Ursachen für diese Diskrepanz liegen:

• in stetig und schnell steigenden Gefährdungen für datenschutzkonforme bzw. datensichere IT-Anwendungen durch organisatorische, technische und personelle Risiken,
• im stetig und schnell steigenden Risiko für datenschutzkonforme bzw. datensichere IT-Anwendungen durch qualitativ immer wertigere Angriffe aus dem Netzwerk,
• in der sich für Verwaltungsverhältnisse mit Jahreshaushalten immer schneller ändernden Rechtslage (Die forcierten gesetzlichen Regelungen zur IT-Umsetzung in    Behörden entsprechen den Anforderungen einer immer stärker digitalisierten Welt und auch dem Gefährdungspotential, laufen dem Verwaltungshandeln aber davon!),
• in der verhaltenen Umsetzung technischer, organisatorischer und personeller Veränderungen der IT mit erheblicher Haushaltsbelastung aufgrund defizitärer Haushalte,
• in der regelmäßig stattfindenden digitalen Datenverarbeitung ohne Prozessmodellierung, was eine Prozessoptimierung und die damit einhergehenden technisch-organisatorischen und fiskalischen Anpassungen erschwert.

Gerade die Kombination aus Hardware- und Anwendungsbetreuung sowie die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind für die Verwaltung der richtige Weg in die zukünftige Aufstellung unserer IT-Infrastruktur. Die KSM AöR erbringt ihre Leistungen für die Träger und sonstigen Nutzer gegen Kostenerstattung (ohne Gewinn und Marge).

 

Folgende Vorgehensweise wird empfohlen:

1. die Überführung der Gesamtverantwortung für den IT-Betrieb der Stadt Lübtheen im Rahmen einer Trägerschaft an die KSM AöR

2. die Mitbenutzung des Dokumentenmanagementsystems der KSM AöR in Verbindung mit der Einführung des beleglosen Rechnungswesens und der eAkte sowie

3. die Harmonisierung der kommunalen Fachanwendungen in vorheriger Abstimmung mit der Verwaltung.

 

Die finanziellen Auswirkungen gestalten sich wie folgt:

1. Leistung einer Stammkapitaleinlage in Höhe von 500,00 EUR.
2. Der Entwurf für den Serviceschein 2021 für die Stadtverwaltung enthält die hälftigen Einmalaufwendungen der Migration von 26.640 €, ggf. vorsorglich einzuplanende Investitionsmittel von 5.000 € und ein Auftragsbudget in Höhe von 10.000 €. Letzteres soll teilweise die Aufwendungen für die Projektbegleitung zum neuen Rathaus, aber auch Aufwände für ggf. kurzfristig zu realisierende Einzelmaßnahmen im Vorfeld der Migration, z.B. Hardwareersatz, abdecken.
3. Für 2022 wurden dann neben dem laufenden Betrieb ab 01.01.2022 im Rechenzentrum der KSM die zweite Hälfte der Einmalaufwendungen der Migration sowie das Auftragsbudget und ggf. vorsorglich einzuplanende Investitionsmittel abgebildet. Der Ersatz der zum 01.01.2022 mehr als 6 Jahre alten PC- und Notebook-Systeme der Verwaltung wurde ergänzend im Serviceschein mit aufgenommen.
4. Für die Aufgabe Schul-IT sind zunächst 13.600 € als Aufwendungen sowie 15.000 € Investitionsmittel für 2021 im beigefügten Serviceschein vorgesehen.

 

Ziel ist es, die Zentralisierung der Serverbereitstellung bei der KSM AöR zum Jahreswechsel 2021/2022 abzuschließen, um das Thema aus dem Umzug in den neuen Verwaltungs-standort herauszuhalten. Nicht enthalten im laufenden Aufwand sind die bisher Druck- und Scanleistungen sowie die IT-Arbeitsplätze der Außenstellen der Stadt Lübtheen. Die Wartungsverträge werden im Rahmen der Konsolidierung geprüft und in Mitwirkung der Stadt Lübtheen zur KSM AöR überführt. Auf Grundlage einer Mengenabstimmung werden die laufenden Kosten jährlich überprüft und auf Basis der tatsächlichen Verhältnisse, gemäß den „Regeln zur Umlageermittlung“ (Anlage 3), ermittelt.

 

Die Aufwendungen im Bereich IT werden sich insbesondere durch die Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften und der Compliance weiter erhöhen. Eine Umsetzung dieser Vorgaben als autonome Lösung wäre mit erheblichen Mehrkosten im Bereich Personal und für die Hardwareausstattung verbunden. Die Kooperation mit mehreren Verwaltungen spart langfristig Personal-, Hardware- und Innovationskosten. Die Gewährleistung der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften kann somit effektiver erfolgen. Die gemeinsame Beschaffung von IT-Komponenten erzielt außerdem bessere Preise am Markt.

 

Der ab 01.01.2021 vorgesehene Text des öffentlich-rechtlichen Vertrages und die zugehörige Satzung sind beigefügt.

 

Es sind Gespräche mit der KSM AöR dahingehend zu führen, einen verwaltungsnahen Servicestandort vorzuhalten.

 

Finanzielle Auswirkungen:

können in der Anlage beigefügten Servicescheinen

Entwurf Serviceschein 2021, I. Preis- und Leistungsverzeichnis für den laufenden IT Betrieb Übernahme des IT- Betriebes „as-iS“,

Entwurf Serviceschein 2022, I. Preis- und Leistungsverzeichnis für den laufenden IT Betrieb Übernahme des IT- Betriebes „as-iS“,

Entwurf Serviceschein 2021, Schul-IT

entnommen werden.

 

GESAMTKOSTEN	AUFWAND/AUSZAHLUNG IM LFD. HH-JAHR	AUFWAND/AUSZAHLUNG JÄHRL.	ERTRAG/EINZAHLUNG JÄHRL.
00,00 €	00,00 €	00,00 €	00,00 €
FINANZIERUNG DURCH		VERANSCHLAGUNG IM HAUSHALTSPLAN
Eigenmittel	00,00 €	Im Ergebnishaushalt	Ja / Nein
Kreditaufnahme	00,00 €	Im Finanzhaushalt	Ja / Nein
Förderung	00,00 €	Über/außerplanm. Auf./Aus.	Ja / Nein
Erträge	00,00 €	Genehmigung	Ja / Nein
Beiträge	00,00 €	Produktsachkonto	00000-00